Heemkundekring

Sint Achten op Boeckel

 

 

Oprichtingsakte (klik rechts op afbeelding)

HUISHOUDELIJK REGLEMENT (AANGEPAST MAART 2014)
===========================

Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld in aansluiting op en met verwijzing naar de Statuten, verleden op 14 februari 1986 voor notaris Verspeek te Gemert. Indien zaken behandeld in het HR in strijdig zijn met de Wet of met de Statuten zijn zij ongeldig.
Bestuurszaken:  
De voorzitter, secretaris, penningmeester en vormen het Dagelijks Bestuur DB. Aangevuld met twee commissarissen vormt dit het Bestuur van de vereniging De verkiezing van de bestuurleden is geregeld in de Statuten. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van vier jaar.

Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden indien de meerderheid der bestuursleden ter vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien de meerderheid van de aanwezigen voor het voorstel is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of met handopsteken. Het bestuur kan besluiten naar vergaderingen van werkgroepen een bestuurslid af te vaardigen.

Het rooster van aftreden van de bestuursleden:
Eerste jaar:     tweede commissaris
Tweede jaar:  secretaris
Derde jaar:     voorzitter
Vierde jaar:    penningmeester en eerste commissaris.
De voorzitter kan voor maximaal twee perioden herkozen worden, de overige bestuursleden voor maximaal drie perioden.

De heemkundekring heeft een aantal werkgroepen. Deze werkgroepen wijzen uit hun midden een coördinator aan. Viermaal per jaar vergadert het bestuur met deze coördinatoren. Deze vergadering is de Algemene Bestuursvergadering ABV. In deze vergadering worden algemene zaken besproken, en zaken specifiek de werkgroepen betreffend. ABV is een adviesorgaan, het kan geen bindende besluiten nemen.

Algemene Ledenvergadering ALV.
Zie artikel 14, 15 en 16 van de Statuten. Verder kan in de ALV de contributiehoogte bepaald worden.
Leden hebben het recht agendapunten in te brengen. Zij dienen dit voorstel conform het gestelde in de Statuten artikel 14.4 in via het secretariaat. Over niet geagendeerde punten kan wel gesproken worden, maar geen besluit worden genomen.

Vergaderschema:
ALV,  twee maal jaars, in april en november
ABV, vier maal jaars,   in maart, juni, september en december
DB,   zes maal jaars,     in januari, maart, juni, augustus, september en december
Het DB en de leden kunnen zoals beschreven en conform de Statuten te allen tijde een vergadering uitschrijven.

Algemene zaken.
In dit HR is letterlijk opgenomen het Beleidsplan en het Collectieplan.
Wijzigingen en aanvullingen in dit HR moeten in de ALV worden goedgekeurd met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.
In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet in voorzien, of indien er verschil van mening over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.
In gevallen dat er tegenstrijdigheden zijn in statuten, reglementen en plannen is de volgorde van belangrijkheid: de wettelijke bepalingen, de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, het Beleidsplan en vervolgens het Collectieplan.

Het Huishoudelijk Reglement, aangenomen op de Algemene Ledenvergadering van Sint Achten op Boeckel, 14 april 2014.   

BELEIDSPLAN (AANGEPAST MAART 2014)
=============

Het beleidsplan is onderdeel van het Huishoudelijk Reglement
Het beleidsplan dient als leidraad voor het functioneren van de Heemkundekring St Achten op Boekel nu en in de toekomst.
Het beleidsplan is eveneens een toetssteen voor reeds genomen beslissingen en de taken die uitgevoerd zijn en worden. Bij een subsidieaanvrage, kunnen officiële instanties, indien nodig, kennisnemen van het Beleidsplan. Het beleidsplan is een hulpmiddel voor en bij de samenwerking met andere heemkundekringen en-of andere instanties. De volgende aspecten komen in het beleidsplan aan de orde: Identiteit, Doelstelling, Welke rol in de samenleving, Zorg voor de collectie, Zorg voor het uitdragen naar belangstellenden en P.R.
Welke keuzes en waarom, wat wil het bestuur realiseren en met welke inspanning

Identiteit
De vereniging draagt de naam: 'Heemkundekring Sint Achten op Boeckel' en is gevestigd te Boekel. Het werkgebied van de vereniging omvat de burgerlijke gemeente Boekel.
De vereniging is opgericht op een juli negentienhonderd tweeëntachtig en wel voor
onbepaalde tijd. 'Heemkundekring St.Achten op Boeckel' is een vereniging van vrijwilligers die zich bezig houdt met het taakgebied van een heemkundekring.

Doelstelling
De vereniging heeft als doel: het in brede kring bevorderen van belangstelling voor, en kennis van de heemkunde in het algemeen, en die van het werkgebied in het bijzonder.
Al wat het vorenstaande doel kan bevorderen in de ruimste zin van het woord, behoort
eveneens tot het doel van de vereniging. Zij tracht dit doel te bereiken door het onderzoeken, bestuderen en veiligstellen van heemkundig belangrijke terreinen, onroerende en roerende goederen, zaken, voorwerpen, taal en oudheidkundige gegevens in en van het werkgebied en zijn omgeving, door het organiseren van excursies, cursussen, lezingen en tentoonstellingen, hetzij zelfstandig, hetzij in samenwerking met andere groeperingen of instanties, alsmede door het deelnemen aan activiteiten van andere verenigingen, die met het genoemde doel verband houden of daarvoor van belang zijn, alles in de ruimste zin van het woord.

Rol in de samenleving.
Het verwerven en behouden van voorwerpen, gegevens en beeldmateriaal, in de breedste zin van het woord, die vallen onder de doelstelling. Zorgen voor een goede opslag en conservering . Zorgen voor een goede ontsluiting van de gegevens/publieksfunctie.

Zorg voor de collectie
De zorg voor de collectie is vastgesteld. Het Collectieplan is onderdeel van het Beleidsplan. 

Zorg voor het uitdragen naar belangstellenden en PR
Bekendheid geven aan de doelstelling en taken die men zich gesteld heeft, waardoor het
mogelijk wordt informatie, voorwerpen, beeldmateriaal en gegevens te verwerven om de
collectie op peil te houden. Gebruik maken van bronnen. Het uitgeven van publicaties alleen of met anderen. De heemkundekring wil haar invloed op de Gemeentelijke Monumentencommissie uitoefenen door met meerdere leden zitting te nemen in deze commissie.

Algemeen
Naast het beleidsplan dient een meerjarenplan vastgesteld te worden voor 3 jaar.
Dit plan dient vergezeld te gaan van een financiële opzet.
Jaarlijks zal een evaluatie plaats vinden zodat, indien nodig, het plan bijgesteld kan worden, zowel financieel als inhoudelijk. De werkgroepen maken een jaarplanning met daarbij een begroting. Het bestuur stelt per werkgroep de benodigde financiën voor één jaar vast. Voor niet geplande activiteiten en/of werkzaamheden kan het bestuur extra middelen beschikbaar stellen, zulks op verzoek van de werkgroep.
Werkgroepen
Onze Heemkundekring heeft een aantal werkgroepen met ieder een eigen taak.
Zij worden aangestuurd door het bestuur.

Werkgroep Beheer
Het beheren van het gebouw  en zorgen voor doelmatig gebruik. Het beheren en onderhouden van de heemtuin. Het beheren van de collectie.
Het aannemen van nieuwe voorwerpen etc. volgens vaste regels, die vastgelegd zijn in het Collectieplan. Het uitlenen van deel collecties en de materialen voor tentoonstellingen. Het beheer en zorgen voor de aanwezigheid van materialen die nodig zijn. Het organiseren van tentoonstellingen.
Het geven van rondleidingen, lezingen en cursussen.

Werkgroep Archeologie
Sporen uit het verre verleden onderzoeken en vastleggen. Plaatsen bepalen en vastleggen waar zich resten van de geschiedenis zouden kunnen bevinden en alert zijn op veranderingen van deze plaatsen. Op verzoek van derden onderzoek doen. Contacten onderhouden met andere archeologische werkgroepen. In samenwerking met overheden en de Gemeentelijke Monumentencommissie toezien tot handhaving van de in de wet gestelde eisen ten opzichte van de archeologie.

Werkgroep Documentatie, Archief en veldnamen
De werkgroep legt de gegevens vast van de aanwezige en de nieuw aangeboden voorwerpen, dit conform het collectieplan. Het verzamelen van landkaarten, het vastleggen van veld- en straatnamen en van het oorspronkelijk dialect. Het beheer van de bibliotheek.

Werkgroep genealogie
Het verzamelen van persoonsgegevens van inwoners van de Gemeente Boekel/Venhorst van vroeger en nu o.a. door middel van geboorte- huwelijks- en overlijdensaankondigingen en bidprentjes, zoals omschreven in het Collectieplan. Kennis hebben van het gebruik van gemeente- kerk- en rijksarchieven.
Adviezen kunnen geven over hoe een stamboomonderzoek opgezet kan worden en hoe er gebruik gemaakt kan worden van de archieven.

Werkgroep film- en fotoarchief, BLOK-archief en internet
Het verzamelen en conserveren van dat beeldmateriaal wat voor de Heemkundekring van belang is. Het vastleggen van de gegevens van en over dit materiaal.
Het opbouwen van een beeldmateriaalarchief, zoals omschreven in het Collectieplan . Het vastleggen van gebouwen, situaties etc. voor de toekomst.
Het gedeeltelijk toegankelijk maken van het archief met behulp van het internet. Het veilig opslaan van gegevens.

Werkgroep Redactie, publicaties, communicatie en PR.
De uitgave verzorgen De Wanmeule, het verzamelen van onderwerpen hiervoor. Het uitgeven van publicaties over bijzondere onderwerpen of ter gelegenheid van speciale gebeurtenissen, alleen of in samenwerking met anderen. Voor deze publicaties kan een tijdelijke werkgroep geformeerd worden, waarvan de samenstelling afhankelijk is aan het onderwerp. Indien nodig streek- en rijksarchief bezoeken voor achtergrondinformatie. Zorgen voor publicaties om het werk van de heemkundekring bekendheid te geven buiten de eigen vereniging. (Website) In samenwerking met de systeembeheerder het onderhouden van de mail.
PR: bij voorkomende gelegenheden week- en dagbladen en de lokale TV, radio en krant informeren.

Werkgroep systeembeheer
De systeembeheerder geeft faciliteiten aan de werkgroepen zodat ze hun gegevens digitaal kunnen verwerken. Hiervoor gebruikt of ontwerpt de beheerder een of meer adequate bruikbare zoeksystemen. Deze systemen moeten zijn ingericht conform het Collectieplan. De werkgroepen zijn bij hun werk verplicht de door de beheerder aangewezen systemen te gebruiken. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de hard- en software van de heemkundekring, en voor het behoud van alle gegevens.  

Algemeen en Bestuurlijk
Het registreren gebeurt zoveel mogelijk digitaal. Gegevens worden vastgelegd op CD-Rom. Een kopie hiervan zal in een kluis opgeslagen worden. Van de geregistreerde voorwerpen, documenten en het beeldmateriaal lijsten maken om de gegevens 01 opvraagbaar te maken. Regelmatig overleg door de werkgroepen.
Verslaglegging door de werkgroepen tijdens de algemene bestuursvergaderingen. Contacten en werkverbanden onderhouden op regionaal, provinciaal en, indien nuttig, landelijk niveau met andere heemkundekringen en/of archieven.

Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering dd 14 april 2014

COLLECTIEPLAN  (AANGEPAST MAART 2014)
===============  
                                                                            

Een collectieplan moet een aanvulling zijn op het beleidsplan. Het is belangrijk om te bepalen wat Heemkundekring Sint Achten volgens haar doelstelling voor eisen moet stellen aan de collectie. Vragen die daarbij gesteld moeten worden:
1) Wat is het verzamelgebied van de heemkundekring?
2) Wat is het doel van het bijeenbrengen van de collectie?
3) Hoe zorgen we voor een goede opbouw van de collectie?
4) Hoe zorgen we voor een goede opslag?
5) Wat moet op een verantwoorde wijze afgestoten worden?
6) Hoe maken we de collectie toegankelijk voor het publiek?

De collectie van de Heemkundekring Sint Achten op Boeckel bestaat uit een veelheid van voorwerpen, documenten, boeken en beeldmateriaal.
Het merendeel van de collectie is bijeen gebracht door schenkingen, inbreng eigen leden en aankopen. Niet altijd is duidelijk welke waarden deze hebben ten opzichte van de doelstelling van de heemkundekring. Vanwege ruimtegebrek zal het in de toekomst nodig zijn duidelijk vast te leggen wat er verzameld moet worden en wat van het aanwezige bewaard moet blijven.

1) Het verzamelgebied van de heemkundekring omvat de gemeente Boekel, bestaande uit de kerkdorpen Boekel en Venhorst en uit Huize Padua.
Verder kunnen items uit het land van Ravenstijn ondergebracht worden als ze betrekking hebben op Boekel. 
2) Het doel van het bijeenbrengen van de collectie is het bevorderen van de interesse en kennis voor en van heemkunde. Daarnaast de mogelijkheid scheppen om onderzoek te doen op verschillende heemkundige terreinen zoals genealogie, archeologie en dialecten.
3) Hoe zorgen we voor een goede opbouw van de collectie.
De collectie is onder te verdelen in:
a) Algemene Bibliotheek.
Deze omvat een collectie boeken over Boekel en Venhorst, De Regio Noord Oost Brabant, de Provincie Brabant en landelijke naslagwerken. De collectie omvat ook een aantal boeken over specifieke heemkundige onderwerpen, zoals archeologie en genealogie. Boeken die niet aan deze criteria voldoen worden uit de collectie verwijderd. Verder moeten informatieve werken zoals “de Wanmeule”, “de Knollentuin”, plaatselijke week- of maandbladen en dergelijke voorzien van een zoeksysteem gedigitaliseerd worden.
b) Bibliotheek Genealogie.
Verzameld worden doop- trouw en begrafenisboeken, alsmede bidprentjes,          geboorteaankondigingen,geboortekaartjes, en overlijdensberichten. Ook zullen berichten over gouden en zilveren jubilea en huwelijken en 100 jarigen verzameld worden. Naast het papieren archief word een digitaal archief opgebouwd van de aanwezige gegevens en het toekomstige materiaal. Dit archief voorzien van een adequaat zoeksysteem.   
Verder is er een verzameling landkaarten uit verschillende tijdsperioden, met de daarbij horende gegevens.
c) Het archief.
Dit bevat duizenden foto's, films, het complete BLOK-archief, krantenartikelen en vele dozen met informatie over scholen, bedrijven, verenigingen en andere wetenswaardigheden van Boekel en Venhorst. Verder worden uit de kranten en tijdschriften de plaatselijke feiten verzameld. Ook deze gegevens worden gedigitaliseerd, voorzien van een goed zoeksysteem.
d) De heemkundekring beschikt over een grote collectie voorwerpen.
Er is een belangrijke archeologische collectie. Verder bestaat de collectie uit beroepsgebonden voorwerpen, oude gebruiksvoorwerpen, religieuze voorwerpen en oude kleding. Vele losse voorwerpen vertellen de geschiedenis van de oorlog en het dagelijkse leven in Boekel en Venhorst. Deze voorwerpen zijn vooral belangrijk om belangstellenden kennis en inzicht te geven in wat heemkunde is. Het is nodig om een goed evenwicht in de collectie te bewaren. Voorwerpen moeten van belang zijn als aanvulling op de bestaande collectie en moeten bruikbaar zijn voor het houden van wisseltentoonstellingen. Voorwerpen dienen voorzien te zijn van goede informatie. De verzameling moet steeds aangevuld worden met nieuwe gegevens, heemkunde voor de volgende generatie.
4) De opslag van de collectie.
De voorwerpen dienen voorzien te zijn van een kenmerk. Aan dit kenmerk kan alle informatie digitaal gekoppeld worden. De informatie per item moet bestaan uit: een foto van het item, benoeming van het item, verkrijging en eigendomsrechten van het item, de bewaarplaats van het item, en verdere relevante gegevens.
 Een depot is belangrijk om de voorwerpen overzichtelijk te kunnen opslaan. Behalve in depot kunnen collectievoorwerpen ook tentoongesteld zijn, of uitgeleend. Als voorwerpen de heemkamer verlaten moet dit digitaal vastgelegd worden.
5) De opbouw van de collectie
Het is nodig om datgene wat niet aan de doelstelling van onze heemkundekring beantwoordt op een verantwoorde wijze af te stoten. Daaronder vallen kapotte en ook in goede staat verkerende voorwerpen zonder archeologische, genealogische of andere heemkundige waarde. Ook een veelvoud van een en hetzelfde voorwerp is af te raden tenzij het een bijzondere betekenis of heemkundige waarde heeft. De betreffende werkgroepen passen de huidige collectie aan deze regel, en voor het digitale gedeelte leveren de werkgroepen aan de systeembeheerder de door hem gevraagde gegevens.
Bij de aanbieding van een voorwerp moet worden vastgelegd: is het bruikleen of schenking, van wie is het afkomstig. Bij schenking moet de schenker er op worden gewezen dat als het voorwerp niet voldoet aan de criteria van de heemkundekring, de kring de eigenaarrechten kan uitoefenen.
Het beheer van de collectie is geregeld in het beleidsplan.
6) De collectie toegankelijkheid maken voor het publiek.
Openstelling voor belangstellenden.
Hulp bieden bij onderzoek.
Het houden van tentoonstellingen en excursies.
Het uitgeven van publicaties voor eigen leden en belangstellenden
Het digitaal toegankelijk maken van de collectie door gegevens te verspreiden via internet.
Een eigen website.

Beleid ten aanzien van de collectie.
Gezien het bovenstaande en het gebrek aan ruimte wordt het volgende beleid vast gesteld:
a) Alle werkgroepen saneren hun deelcollectie Dit kan in fases en moet  zorgvuldig gebeuren.
b) Het innemen van voorwerpen zal beperkt worden tot voorwerpen met heemkundige waarde, passend in de collectie van de Heemkundekring.
c) Overtollige voorwerpen zullen op een verantwoorde wijze worden afgestoten.

Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering dd 14 april 2014